なぜ多くの人がExcel感覚で設定してしまうのか
多くの現場では、もともと業務がExcelで回っており、担当者もその形式に慣れています。「まずは今のExcelをそのまま楽楽販売に載せ替えよう」と考えるのは自然な流れです。
この感覚をそのままシステム設計に持ち込むと、後の連携フェーズでギャップが出てきます。Excel感覚が悪いわけではありませんが「どこかでExcel感覚を卒業する」前提で捉えておくことが重要です。
Excelとシステム設計の考え方の違い
では、なぜExcel感覚を卒業すべきなのでしょうか？ 理由は「Excelとシステムでは、そもそもの前提や思想が大きく違うため」です。どういうことか、この章で解説します。
まず、Excelは「人が読むことを前提」にしたツールです。1行＝1レコードという感覚で、「このセルにはこんな情報を入れておこう」と柔軟に扱えます。多少ルールが曖昧でも、見る人が文脈で補完できますし、例外対応もしやすいのが強みです。
一方、システムは「機械が読む前提」で設計されます。データは正規化され、どの項目にどんな意味の値が入るか、ルールを明確にする必要があります。例外は少ないほど良く、「いつもはこうだけど今回は特別」は極力排除したい領域です。この思想の違いを意識せずにExcel的な設計を持ち込むと、システム側でデータを解釈しきれなくなります。
Excel感覚が連携時につまずきやすい理由
Excel的な設計では、項目の意味が曖昧になりやすく、表記ゆれや例外も増えがちです。同じ列に複数パターンの情報が混ざっていたり、人によって入力ルールが違っていたりすると、人間なら読めてもシステムには区別がつきません。
また、例外を許容する前提で作られるため、「このケースだけ手で直す」「このお客様だけ別ルール」といった運用も増えます。APIは「人の解釈」を挟めないため、こうした曖昧さや例外の多さは、そのまま「連携が組みにくい理由」になります。人が頭の中で補ってきた判断を、機械にどう置き換えるかを考えた瞬間、Excel的な設計の限界が一気に表面化するのです。
よくあるExcel的設定パターン
パターン①：1つの項目に複数の意味を持たせている
顧客名と部署名を同じ項目に入れる、商品名とサイズを1つの文字列にまとめる、といったケースです。人は読み分けられても、APIはどこで区切るべきか分かりません。
パターン②：自由入力が多すぎる
選択肢を用意せず、ほとんどの項目を自由入力にしていると、表記ゆれや略称が増え、データが揃いません。連携先で集計や判定をする際に、同じ意味の値を統一する処理が必要になります。
パターン③：備考欄でなんとかしている
本来分けて持つべき情報を、「とりあえず備考に書いておく」で済ませているケースです。備考欄に入った情報は、システム側から見ればただの文章であり、APIで意味を持ったデータとして扱うことはほぼできません。
パターン④：人の判断前提の運用
「このフラグがAなら担当者が内容を見て判断する」といった、人が見て決めるフローが多い場合、自動化の余地が小さくなります。便利に見える設計ほど、連携や自動化とは相性が悪いことがあります。
連携しやすい設定の考え方
連携しやすい設定を目指すなら、発想を「データは人よりシステムが読むもの」と捉え直すことが大切です。1項目ごとに持たせる「意味」を1つに絞り、複数の意味を混在させないようにします。
また、入力ルールを先に決め、例外をできるだけ減らします。プルダウンやコード値を積極的に活用し、自由入力を最小限に抑えることで、後からの連携や集計が格段にしやすくなります。
楽楽販売は「Excelの上位互換」ではなく、業務とデータを整理するためのシステムであることを念頭に置き、システム思考で設計することがポイントです。
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