クライアント団体について

クライアント団体様は、教育支援・社会福祉・地域サービス・宿泊研修など、地域社会に根ざした幅広い活動を行う団体です。
事業ごとに利用しているシステムが異なっており、会員情報が複数のシステムに分散して管理されている状況でした。
その結果、

• 運用負荷の増大

• データ整合性の不一致

• 担当者ごとの対応差

といった課題が生じていました。

プロジェクト概要：会員情報の分散管理と統合の必要性

クライアントが抱えていた主な課題は、以下の通りです。

• 複数システムでの会員情報管理によるデータ不整合

• 業務フローの属人化

• 担当者間での情報共有の難しさ

• 入会・更新・請求などの手続きが煩雑化

これらを解決するため、会員情報を一元管理できる業務システムを中心とした構成をご提案しました。
特に今回は、既存業務の棚卸しから、将来的な運用一本化を見据えた設計支援まで伴走することを重視した提案となっています。

提案のポイント

1. 会員情報を一元化するデータベース構想

事業ごとに異なる管理方法を整理し、

• 共通で管理すべき項目

• 事業ごとに必要な個別項目

を切り分けたうえで、統合的な会員データベース構想を設計しました。
必要な情報を統一フォーマットで扱えるようにすることで、

• 検索性

• 更新性

• データ連携のしやすさ

を大きく向上させる構成をご提案しています。

2. 運用負荷を下げる導線・画面設計

担当者のITリテラシーや日々の業務負荷を踏まえ、「誰でも迷わず扱えること」を重視した画面・項目設計を前提に検討しました。
手続きの流れを明確にすることで、

• 業務の属人化を防ぐ

• 引き継ぎや教育コストを下げる

といった効果も見込める提案となっています。

3. 比較検討を前提とした構成・概算見積の提示

本案件は、複数の業務システムを比較検討する コンペ形式で進められていました。
そのため、blueとしては、

• 運用の将来性を重視した構成案

• 無理のない段階的な移行を前提とした設計

• 概算費用（500〜600万円）

をご提示し、移行後の運用負荷軽減を見据えた提案を行いました。
最終的には失注となりましたが、業務フローの棚卸しや統合管理の方向性整理など、団体内での意思決定の土台づくりに寄与できたプロジェクトとなりました。

提案規模・想定費用

• 規模：中規模プロジェクト

• 想定費用：500〜600万円

会員管理の特性上、データ項目数や業務フローが多岐にわたるため、要件定義・運用設計・データ統合構築を含めた妥当な範囲でのご提案となっています。

使用技術・ツール

• 楽楽販売

プロジェクトで担当した役割

• 現状課題の整理・ヒアリング

• データ構造・業務フローの棚卸し

• システム選定支援（比較検討対応）

• 会員情報一元化の設計支援

• 概算見積の作成

• 他システムとの比較検証ポイント整理

複雑な現行運用を丁寧に可視化し、どのようなシステム構成が最適かを検討するプロセスに伴走しました。

おわりに

会員管理は、教育・福祉・地域サービスなど幅広い事業を支える重要な基幹データです。
複数システムに分散した情報を統合することは、運用効率化だけでなく、組織全体の業務品質向上にも直結します。
今回のプロジェクトでは提案段階までのご支援となりましたが、blueでは今後も「業務整理から始めるDX支援」を軸に、団体・企業様のデータ活用と業務改善に寄り添った提案を続けていきます。

執筆・編集：blue広報チーム