プロジェクト概要：分散した販売管理業務を、楽楽販売で一元化したかった

今回のプロジェクトは、6つの業務区分にまたがる販売管理業務を、楽楽販売上で一元化していく導入支援案件でした。

対象となったのは、見積・受注・発注から請求、会計連携、在庫管理までを含む一連の業務です。

クライアントでは、それぞれの業務でExcelファイルや社内で作成したExcelマクロを用いて管理しており、ファイル同士が連携されていないため、同じ情報を複数ファイルへ手入力する場面が多く発生していました。

また、帳票発行や承認、会計連携、在庫確認といった処理も業務ごとに分散しており、全体として煩雑で非効率な状態になっていました。

こうした状況を整理し、楽楽販売上で見積・受注・発注〜請求〜会計連携、在庫管理までを一貫して扱える状態をつくることが、この案件の大きな目的でした。

つまりこの案件は、単なるツールの置き換えではなく、属人化したExcel運用を見直し、販売管理業務そのものを仕組み化するプロジェクトだったと言えます。

課題1：ファイルが分散し、同じ情報を何度も扱う状態になっていた

クライアントが当初困っていたのは、販売管理に必要なデータが複数のファイルに分かれ、それぞれが連携していない状態でした。

見積、受注、発注、請求、在庫管理などの各工程が一つの流れとしてつながっておらず、担当者は同じ内容を複数のファイルに転記しながら業務を進める必要がありました。

こうした運用では、どうしても二重入力や確認漏れが起きやすく、処理量が増えるほど工数負担も大きくなります。

さらに、承認のたびに書類を往復する手間がかかったり、担当者と経理の間に請求担当が仲介する形になっていたため、伝言ゲームのような状態となり情報が正確に伝わりにくくなっていたりと、単なる入力負荷だけでなく、コミュニケーション上のロスも発生していました。

切手や収入印紙の申請が紙運用のまま残っていた点も、属人化と非効率を強める要因のひとつでした。

このような状態を放置すると、運用の属人化がさらに進み、担当者交代時の引き継ぎが難しくなるだけでなく、手作業によるミスや伝達漏れのリスクも高まります。

そのため、まず必要だったのは、バラバラに管理されていた情報を一元化し、工程ごとのデータをきちんと連動させることでした。

課題2：6つの業務区分ごとに異なる運用を、どう整理するかが難しかった 

今回の案件でもうひとつ難しかったのは、対象となる業務区分が6つあり、それぞれで業務フローや帳票、管理方法が異なっていたことです。

販売管理を一元化するといっても、すべてを同じ形に寄せればよいわけではありません。実際には、業務ごとに共通化できる部分と、個別に設計すべき部分があり、その切り分けが重要になります。

今回のプロジェクトでは、6つの業務区分ごとに帳票や承認フローを確認しながら、共通化できる処理は整理しつつ、必要なところは個別設計する方針が求められました。

さらに、通常の在庫管理に加え、賞味期限を考慮した引当ルールが必要だったことや、会計連携に必要なCSV出力項目の設計、円とドルの2通貨対応なども加わり、一般的な設定だけでは吸収しきれない論点が多くありました。

また、進行中に顧客別価格設定の追加や、請求書の修正・再発行フローの仕様変更など、要件が変化する場面もありました。

つまりこの案件は、既存の業務を整理するだけでなく、変化する要件も踏まえながら、現実的に運用できる形へ落とし込んでいく難しさがありました。

blueの対応1：As-Is／To-Be業務フローを読み解き、問題点を整理した 

blueが最初に着手したのは、クライアントが作成していたAs-Is／To-Be業務フローの確認と、現状の問題点・マスト事項の整理でした。

すでに業務フロー図は用意されていたものの、それをそのまま楽楽販売へ落とし込めるわけではありません。

そこでblueは、各業務区分で使用している帳票や資料を確認しながら、どの工程をどうシステム化するかを一つずつ見直していきました。

また、クライアントに楽楽販売の使用イメージを持ってもらうため、見積関連の簡易画面を早い段階で作成し、机上の議論だけでなく、実際の画面を見ながら認識を揃えていく進め方を取りました。

課題一覧も共有しながら、どこに問題があり、どこを優先して整理すべきかを段階的に明確にしていきました。

このように、既存業務をただ聞き取るだけではなく、「業務フローとしてどこに問題があるのか」「それを楽楽販売上でどう表現するのか」を整理するところから入った点は、この案件におけるblueの重要な役割でした。

blueの対応2：設定代行ではなく、業務フローに合わせた設計を行った 

今回の案件でblueが担ったのは、単なる楽楽販売の設定作業だけではありませんでした。

クライアントが整理した業務フローをもとに、6つの業務区分それぞれに合わせた業務設計・構築・テスト・マニュアル整備まで、一貫して対応しています。

特に重要だったのは、標準機能をそのまま当てはめるのではなく、業務の実態に合わせて設計を行った点です。

たとえば、在庫管理では単に数量を管理するだけでなく、賞味期限を考慮した引当ルールを整理する必要がありました。

会計連携では、invox連携に必要なCSV出力項目を設計する必要があり、明細データが横持ち構造だったことも踏まえてデータ作成方法を検討しました。

また、円とドルの2通貨に対応する必要もあり、単純な国内向け販売管理とは異なる設計判断が求められました。

クライアントからは「今のやり方にこだわっていないので提案してほしい」という要望もあったため、blueは一つのやり方を押しつけるのではなく、複数パターンの進め方や運用案を提示し、その中からクライアントと一緒に最適な形を選んでいく進め方を取りました。

このように、単なる実装ではなく、業務課題の解決策を共に設計するパートナーとして関わったことが、この案件の大きな特徴です。

blueの対応3：画面を見せながら進め、要件が曖昧でも合意形成を進めた 

要件が完全に固まっていない案件では、資料だけで認識を揃えるのが難しいことがあります。

そこで今回のプロジェクトでは、実際に楽楽販売上へ画面を構築しながらクライアントに確認してもらい、フィードバックを受けながら修正を加える、アジャイル的な流れで進めました。

週単位でプロジェクトスケジュールを管理し、業務別に優先度を設定して要件確認・設計・実装を進行しました。

認識合わせの場面では、簡易資料や画面イメージを用いながら、課題一覧を共有しつつ、その都度合意形成を図っていきました。

こうした進め方によって、要件が曖昧なまま固定されてしまうのではなく、実際の画面や処理イメージを見ながら「何が必要か」を判断しやすい状態をつくることができました。

結果として、クライアント側も「楽楽販売でどう実現するか」を具体的にイメージしながら進められたことは、このプロジェクトにおける重要なポイントでした。

導入して終わりではなく、稼働後の追加対応まで支援した

この案件は、導入して終わりではなく、稼働後も追加対応が発生しています。実際に稼働後には、楽楽販売上で在庫管理表の出力から承認までを行う業務の追加構築も行いました。

その際には認識齟齬が生じた場面もありましたが、確認と修正を重ね、最終的に機能として形にしました。

こうした追加対応は、初期構築時の背景や判断経緯を理解しているからこそ進めやすい部分でもあります。

現時点で追加相談は多くないものの、楽楽販売の仕様や運用上の疑問が生じた際に、設計経緯を把握しているblueへすぐ相談できることは、クライアントにとっても一定の価値があると考えられます。

導入時の構築だけでなく、その後の運用や改善まで見据えて関われることも、今回の導入支援案件の特徴です。

まとめ：楽楽販売導入で重要なのは、設定よりも業務を理解した設計 

今回のプロジェクトから見えてくるのは、楽楽販売の導入は、単に設定できればうまくいくものではない、ということです。

複数のExcelやマクロで分散管理されていた業務を一元化するには、まず業務フローを理解し、どこを共通化し、どこを個別に設計するかを整理する必要があります。

特に、複数の業務区分をまたぐ販売管理や、会計連携、在庫管理、承認フローまで含む場合は、ツールの設定スキルだけでは足りません。

blueは、楽楽販売の設定代行だけでなく、業務フロー整理・要件確認・設計・構築・テスト・マニュアル整備まで一貫して支援しています。

また、要件が曖昧な段階でも、画面を見ながら一緒に考え、進めていけることも大きな強みです。

もし今、

• 複数のExcelやマクロで管理しており、全体が複雑になっている
• 帳票発行や承認フローを効率化したい
• 楽楽販売を導入したいが、業務整理や設計から相談したい
• 会計連携や在庫管理まで含めて仕組み化したい

という課題があれば、まずは現状業務を整理するところから始めることが有効です。
システムを入れること自体ではなく、現場で使える形へ設計することが、導入成功の鍵になります。

Excel管理の見直しや、販売管理の一元化でお悩みの方へ 

楽楽販売の導入は、設定作業そのものよりも、既存業務をどう整理し、どう仕組みに落とし込むかが重要です。特に、Excelやマクロで属人化した運用を見直したい場合は、業務理解と設計力を持つパートナーがいるかどうかで、導入後の使いやすさが大きく変わります。

blueでは、楽楽販売の設定代行だけでなく、業務フロー整理、承認フロー設計、帳票・会計連携、在庫管理の仕組み化まで含めた導入支援に対応しています。「自社でも同じように整理できるか相談したい」という段階からでも、お気軽にご相談ください。

編集・執筆：blue広報チーム
取材協力・監修：blue DXチーム