プロジェクト概要：人材サービス企業の営業部門で起きていた課題

今回のプロジェクトは、人材サービス企業の営業部門における、見積・契約・予実管理、および請求・支払い・月次処理などの運用を、楽楽販売上で整備・再構築していく案件でした。

もともと社内で楽楽販売の導入・構築は進められていましたが、設定を担っていた担当者の退職により、未完成の状態でプロジェクトが止まりかけていました。一部の設定は進んでいたものの、現場の業務にそのまま乗せられる状態ではなく、既存設定を引き継ぎながら、実運用に耐える形へ再整理する必要があったのです。

対象となったのは、営業部門が日々扱う見積管理・契約管理・予実管理に加え、月次処理、請求管理、支払い管理など、実務の根幹に関わる業務です。

いずれも営業活動や管理業務に直結する領域であり、「とりあえず動けばよい」というものではありません。現場が無理なく使え、かつ管理側も確認・承認しやすい形に整えることが求められていました。

また、既存の運用では、他システムやExcelとの併用も残っており、情報の二重管理や手作業が発生しやすい状況でした。そのため、単なる初期設定の引き継ぎではなく、「現場の運用をどう整理し、どこまでシステムに載せるか」から考え直す必要がありました。

課題1：設定は進んでいたが、実運用に合っていなかった

このプロジェクトの大きな難しさのひとつは、「ゼロからの新規導入ではない」という点でした。

すでに楽楽販売上には設定が存在していたため、一見すると「その続きを進めればよい」ようにも見えます。しかし実際には、前任者の設計意図が十分に共有されておらず、現場の運用とどこまで合っているのかが見えにくい状態でした。

こうしたケースでは、既存設定があること自体が、かえって判断を難しくすることがあります。すでに項目や画面が存在していると、「使えるもの」と「見直すべきもの」の切り分けが曖昧になりやすく、そのまま使い続けることで運用のズレが拡大することもあるからです。

今回も、実際の業務フローと照らし合わせながら、

• どの設定は活かせるのか
• どこは見直す必要があるのか
• 何を新たに設計し直すべきか

を整理していく必要がありました。つまり必要だったのは、単なる“引き継ぎ作業”ではなく、既存環境を前提にしつつも、業務に合う形へ再設計していくことでした。

 課題2：契約・請求・支払い・承認など、業務ルールが複雑だった 

もうひとつの大きな課題は、対象業務そのものの複雑さです。

今回のプロジェクトで扱う運用には、見積や契約だけでなく、請求・支払い・月次処理・承認といった、細かな条件分岐や例外対応が発生しやすい論点が多く含まれていました。

たとえば、実務の中では次のような要素を整理する必要があります。

• 契約パターンごとの扱いの違い
• 請求先・支払い先の違い
• 締日や処理タイミングの考え方
• 社内の確認・承認フロー
• 月次でまとめて扱うべき処理と、案件単位で扱うべき処理の切り分け

こうした運用は、一般的な初期設定だけで吸収できるものではありません。しかも、現場では日々の業務を止めずに使い続ける必要があるため、理想論ではなく、実態に即した形で整理することが重要になります。

つまりこの案件は、単に「楽楽販売を導入する」プロジェクトではなく、現場で実際に回っている複雑な業務を、どこまで無理なくシステムに載せ替えられるかを考えるプロジェクトだったと言えます。

blueの対応1：まず業務整理と要件整理から伴走

blueが最初に行ったのは、すぐに設定作業へ入ることではありませんでした。まず必要だったのは、「何をどう実現したいのか」を現場の運用に沿って整理することです。

既存環境がある案件では、どうしても「どの項目をどう設定するか」という話から入りたくなります。しかし、前提となる業務ルールや判断基準が曖昧なまま設定を進めると、あとから必ずズレが出ます。

そこでblueは、現状の運用確認、要件の整理、画面や項目の見直しに入る前の認識合わせを重視しました。既存設定を見ながらも、それを前提としすぎず、

• 現場では実際にどう運用しているのか
• 何に困っているのか
• 今後どういう状態にしたいのか

を一つずつ確認していきました。

課題が完全に言語化されていない状態でも、一緒に整理しながら前に進める。ここは、blueの支援スタイルの大きな特徴のひとつです。

初期設定だけを代行するのではなく、課題整理や要件整理の段階から伴走することで、結果として実運用に耐える設計につなげていきました。

blueの対応2：承認フローや月次処理など、個別要件に柔軟対応

このプロジェクトを象徴するポイントのひとつが、承認フローや月次処理のような、個別性の高い要件への対応です。

一般的なシステム導入では、標準機能に業務を合わせることが前提になる場面も少なくありません。もちろん、それが有効なケースもあります。ただ、今回のように現場の運用ルールが実務に深く根づいている場合、それを無理に変えると、現場で使われなくなるリスクがあります。

そこでblueは、システム仕様を押しつけるのではなく、現場の業務に合わせてどう整理するかを重視しました。

承認フローについては、単に「承認機能をつける」という話ではなく、どのタイミングで誰が確認し、どのような流れで正式処理に進むのかを踏まえて設計する必要があります。月次処理についても、案件単位の処理との関係や、管理上どの単位でまとめるべきかといった実務上の考え方が関わります。

こうした論点は、技術的な難易度だけでなく、業務理解が問われる部分です。blueは、細かな条件分岐や例外ケースも視野に入れながら、個社の運用に合わせて仕組みを整えていきました。

つまり価値があるのは、特定の機能を“持っている”ことではなく、個別の業務要件に対して、どう整理し、どう形にするかを一緒に考えられることです。

blueの対応3：定例ベースでトライ＆エラーを重ねながら再構築

要件が完全に固まっていない案件では、一度の打ち合わせで全てを決め切るのは現実的ではありません。そこで今回のプロジェクトでは、毎週の定例を軸に、確認・試作・修正を重ねながら進めていきました。

定例では、クライアント側の要望や確認事項を持ち寄り、それに対して次回までにテスト的な実装や整理を行い、再度認識を合わせる流れを繰り返しました。このように、実装と対話を往復しながら進めることで、曖昧な要件も少しずつ具体化しやすくなります。

また、プロジェクトの途中では、想定していなかった要望変更や追加相談が発生することもあります。
そうした場面でも、blueは「最初に決めたから変えられない」という進め方ではなく、必要に応じて調整しながら進行していきました。

重要なのは、変化が起きないことではなく、変化が起きたときに認識を合わせ直せることです。特に、業務に密着したシステム導入では、進めながら見えてくることも多くあります。

トライ＆エラーを前提に、定例ベースで並走しながら進められること。これもまた、blueの伴走型支援の大きな価値です。

導入後も終わらない。保守・改善フェーズまで支援

販売管理システムは、導入して終わりではありません。実際に現場で使い始めてからこそ、初めて見えてくる改善点や追加要望があります。

今回のプロジェクトでも、稼働後は項目追加や運用改善などの相談が継続しています。こうした改善対応は、一見すると小さな調整に見えるかもしれません。しかし実際には、初期構築時の背景や判断経緯を理解しているからこそ、影響範囲を見ながら適切に対応できる部分でもあります。

最初から最後まで一貫して関わっているからこそ、

• どの設定がなぜそうなっているのか
• どこを変えると何に影響するのか
• いま追加すべきものと、見送るべきものは何か

を踏まえて改善できます。

導入して終わりではなく、運用しながら育てていける。それは、現場にとっても大きな安心感につながります。

まとめ：販売管理システム導入で重要なのは、機能より“業務に合う設計”

今回のプロジェクトから見えてくるのは、販売管理システムの導入・再構築で本当に重要なのは、機能の多さや設定の速さだけではない、ということです。

どれだけ機能が充実していても、現場の業務ルールや判断基準に合っていなければ、実際には使いにくい仕組みになってしまいます。特に、契約・請求・支払い・承認のような複雑な業務を扱う場合は、システムを入れる前に、業務をどう整理するかが重要になります。

blueは、単なる初期設定代行ではなく、課題整理・要件整理・業務設計の段階から伴走しながら、現場で使える形へ整えていく支援を行っています。さらに、導入後も改善を重ねながら運用を育てていける点も、大きな価値のひとつです。もし今、

• システム導入が途中で止まってしまっている
• 既存設定はあるが、現場に合っていない
• 要件が曖昧で、何から整理すべきかわからない
• 導入後も相談できるパートナーを探している

という状態であれば、最初から完璧な要件を固める必要はありません。まずは現状を整理し、どこから着手すべきかを一緒に考えることから始められます。

販売管理システムの導入・再構築でお悩みの方へ

販売管理システムは、導入すること自体がゴールではありません。現場で無理なく使え、改善し続けられる状態になって初めて、価値を発揮します。

blueでは、構想段階、再整理段階、運用改善段階など、さまざまなフェーズからご相談いただけます。「自社のケースでも相談できるか知りたい」という段階からでも、お気軽にお問い合わせください。

編集・執筆：blue広報チーム
取材協力・監修：blue DXチーム